Parpierloses Büro

Unsere Empfehlung:

Dokumentenmanagement für Jedermann

Mit Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register weiß jeder umzugehen. Diese vertrauten Ordnungsmechanismen wurden auf ELOoffice übertragen und durch zukunftsweisende Technologien ergänzt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die ganze Dokumentenflut - ob Rechnungen, Geschäftsbriefe oder Notizzettel - verlagert sich vom Schreibtisch in den PC. Damit wird das Verwalten der Dokumente zum Kinderspiel.

Papier einfach scannen

Leistungsfähige Scanfunktionen schaffen schnell lästige Papierberge vom Schreibtisch beiseite und übergeben diese in das ELO-Archiv auf dem PC. Dort sind diese Seiten durch den Passwortschutz und spezielle Sicherungsmaßnahmen auf Dokumenten auch gegen unbefugten Zugriff sicher. Die Möglichkeit sein Archiv bei Bedarf auch als ein selbsttragendes DVD-Archiv zu erstellen, bietet zusätzliche Sicherheit für wichtige Dokumente. Als moderne DMS-Lösung ist ELO hervorragend in die bestehenden Büroprogramme integriert. Durch Einscannen der Papierdokumente erhält man eine ganzheitliche Sicht auf seine Dokumente. So kann vermieden werden, dass ein Teil der Dokumente weiterhin in Papierform bearbeitet wird und so ein Medienbruch entsteht.

Sicherheit von Anfang an

Dokumente lassen sich in ELOoffice schützen - sowohl beim Arbeiten in der Gruppe, als auch beim täglichen Umgang mit den Daten. Die Anwender- und Schlüsselverwaltung definiert individuelle Zugriffsrechte. Besonders vertrauliche Dokumente lassen sich zusätzlich mit dem integrierten 128 Bit-Verschlüsselungsalgorithmus schützen.
Alle Dokumente sind somit auch dann sicher, wenn PC oder Notebook einmal in falsche Hände gelangen. Trotz der hohen Sicherheitsmechanismen bleibt das System einfach und komfortabel zu bedienen.

Jede Information schnell finden

Oft nimmt die Suche nach einem Dokument viel Zeit in Anspruch. Mit ELOoffice stehen hervorragende Suchfunktionen zur Verfügung, die wertvolle Arbeitszeit sparen. Kernstück bildet eine leistungsfähige Datenbank, die auch bei großen Datenbeständen das blitzschnelle Wiederfinden der Dokumente ermöglicht. ELOoffice erlaubt es, eigene Ablage- und Suchmasken zu definieren. So lassen sich Dokumente strukturiert ablegen und später wieder auffinden. Mit der Volltextrecherche sucht man nach Begriffen sowohl in Textdokumenten (DOC, PDF u. a.) als auch in grafischen bzw. gescannten Dokumenten (TIF).
Suchanfragen werden gespeichert und können somit auch mehrfach wieder aufgerufen werden. Zudem lässt sich auch nach Begriffen suchen, deren Schreibweise nicht genau bekannt ist.

Flexibler Datenaustausch

Die Export-/Importfunktion ist sehr wichtig, um Dokumente zwischen unterschiedlichen Systemen (z.B. der großen ELOprofessional-Systemfamilie) auszutauschen.
Dies stellt einen hohen Investitionsschutz dar, da die Möglichkeit besteht, Dokumente und Datenbankinformationen auch an andere Systeme weiterzugeben. Die Funktion dient aber auch zur Auslagerung bzw. zur Bereinigung des Archivs. Über die Angabe eines Haltbarkeitsdatums kann man steuern, wann Altdokumente das aktuelle Archiv verlassen sollen.